Пробіг нетто чи брутто? Практичний посібник для працівників

Вступ до пробігу

Кілометраж - це розмовний термін для обліку пробігу, який дозволяє обліковувати витрати, пов'язані з використанням приватного автомобіля в ділових цілях. Застосовується, коли працівник використовує власний транспортний засіб під час виконання своїх професійних обов'язків або підприємець використовує приватний автомобіль у комерційних цілях.

Облік пробігу стосується не лише приватного автомобіля, але й мотоциклів та мопедів, які не належать роботодавцю. Працівник або підприємець, який веде облік пробігу, може обліковувати різні витрати, пов'язані з використанням приватного автомобіля. Він повинен вестися і повинен містити щонайменше: дані про пробіг транспортного засобу, дані про витрати на експлуатацію транспортного засобу, дані про використання транспортного засобу в службових цілях.

Бортовий журнал водія

Облік пробігу для цілей вирахування ПДВ 100% та витрат, пов'язаних з транспортним засобом 100%, повинен включати в себе записи пробігу:

• дані транспортного засобу
• дані про водія транспортного засобу
• дані про пробіг автомобіля
• опис маршруту

Закон про податок на доходи фізичних осіб, прийнятий 23 жовтня 2018 року, скасував обов'язок вести облік пробігу для цілей оподаткування. З січня 2019 року обов'язок вести облік пробігу пробіг для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) підприємців, які використовують приватні легкові автомобілі для здійснення підприємницької діяльності.

Така заява повинна містити дату, яка включає дату початку ведення журналу обліку пробігу та дату його закінчення. У дорожньому журналі водія завжди є розбивка кількості пройдених кілометрів на кінець кожного облікового періоду місяця або цілого року.

Завдяки веденню обліку пробігу роботодавець має змогу визначити розмір щомісячної одноразової виплати. Розмір відшкодування залежить від об'єму двигуна, кількості відряджень у даному місяці, ставки за кілометр пробігу приватного легкового автомобіля.

Тариф за кілометр

Тариф за кілометр випливає з Положення про умови визначення та порядок відшкодування витрат на використання в службових цілях легкових автомобілів, мотоциклів і мопедів, що не є власністю роботодавця.

Розпорядження Міністра інфраструктури визначає умови та методи відшкодування витрат на використання різних видів транспортних засобів. У 2025 році норми пробігу в Польщі залишаться на рівні, встановленому в січні 2023 року, коли 17 січня набула чинності постанова про внесення змін до норм пробігу з урахуванням об'єму двигуна.

Це означає, що роботодавці відшкодовують працівникам витрати на використання приватних транспортних засобів у службових цілях за такими ставками за кілометр пробігу транспортного засобу:

• з об'ємом двигуна до 900 см³: 0,89 ЗЛОТИХ
• з об'ємом двигуна понад 900 см³: 1,15 ЗЛОТИХ

Підприємство може встановлювати вищі ставки за кілометр пробігу транспортного засобу, ніж ті, що встановлені законодавством. Для кожного працівника, який працює на підприємстві, роботодавець може встановлювати індивідуальні ставки за кілометр пробігу для легкових автомобілів, мотоциклів і мопедів, що не належать роботодавцю.

Ви знайдете всі застосовні тарифи в програмі ведення обліку. Протестуйте програму безкоштовно.

Відшкодування працівнику

Роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові суму, отриману в результаті множення кількості фактично пройдених кілометрів на ставку за кілометр. Сума, що відшкодовується працівникові, є валовими комерційними витратами, що підлягають вирахуванню.

Підприємець може встановлювати вищі ставки за кілометр пробігу транспортного засобу у внутрішніх нормативних документах. Відшкодування здійснюється за попередньою письмовою заявою працівника про використання транспортного засобу протягом місяця.

Податок на прибуток

Якщо платник податків вирахував 100% ПДВ та 100% ПДФО і не вів при цьому обов'язковий облік пробігу або вів його неправильно, діяв неправомірно, то легітимність таких записів може бути поставлена під сумнів під час можливої перевірки.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця поза місцезнаходженням зареєстрованого офісу роботодавця або поза місцем його постійної роботи. Суми, сплачені за використання приватного транспортного засобу в службових цілях, можуть підлягати оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.

Такі витрати, як відрядження, не є доходом працівника і не підлягають оподаткуванню та внескам на соціальне страхування.

Економічна діяльність

Самозайнята особа, яка використовує приватний легковий автомобіль для здійснення підприємницької діяльності, не зобов'язана вести облік пробігу для цілей оподаткування податком на прибуток.

Облік пробігу повинні вести підприємці, які користуються особистими службовими автомобілями і вирішили віднести витрати 100% на витрати та прибутки.

Наслідком відсутності обліку пробігу є те, що тільки 75% витрат, пов'язаних з експлуатацією транспортних засобів компанії, можуть бути віднесені на валові витрати.

На підприємстві ви ведете реєстр основних засобів, до якого можете внести використання приватного автомобіля, але це не є обов'язковим. Для цілей вашого бізнесу, наприклад, для відрядження, витрати на використання приватного автомобіля, не внесеного до реєстру основних засобів, ви можете включити в податкові витрати лише до межі, яка є результатом множення кількості фактично пройдених кілометрів та тарифу за кілометр.

За використання легкових автомобілів, мотоциклів та різних видів транспортних засобів у підприємницьких цілях, з урахуванням об'єму двигуна, ставки за кілометр пробігу, самозайнята особа має можливість включити ці витрати до складу податкових витрат, але надлишок відшкодованих коштів не може бути віднесений до податкових витрат.

Ведення обліку пробігу транспортних засобів

Ведення журналу обліку пробігу дозволяє розрахувати витрати, понесені працівником, на основі пробігу.

Однак Закон про автомобільний транспорт встановлює щомісячний ліміт на пройдену відстань для того, щоб можна було вирахувати витрати.

У деяких випадках ліміт може бути вищим:

• Підприємець використовує приватний автомобіль для ведення бізнесу.
• Працівник використовує особистий автомобіль у службових цілях.

Бізнес-цілі

Важливість бізнес-цілей в контексті пробігу

Службові цілі для автомобілів, мотоциклів і мопедів, які не належать роботодавцю, є надзвичайно важливими в контексті пробігу. Журнал обліку пробігу, який є підставою для визначення витрат, що підлягають віднесенню на валові витрати, повинен містити інформацію про те, в яких службових цілях використовувався транспортний засіб. Тому при визначенні розміру щомісячної одноразової виплати слід враховувати об'єм двигуна, кількість пройдених кілометрів і ставку за 1 км пробігу транспортного засобу.

У випадку легкового автомобіля, який використовується в службових цілях, роботодавець повинен вести облік пробігу для визначення витрат, що підлягають франшизі. Ці записи повинні містити інформацію про кількість пройдених кілометрів, ділові цілі та об'єм двигуна. Ставка за кілометр пробігу транспортного засобу базується на постанові Міністра інфраструктури і може бути вищою або нижчою залежно від об'єму двигуна.

Тому при розрахунку витрат, що підлягають вирахуванню, слід враховувати суму, що перевищує встановлену норму на кілометр пробігу транспортного засобу, щоб уникнути помилок при виставленні рахунків. Крім того, слід правильно вести облік пробігу, щоб можна було визначити витрати, що підлягають оподаткуванню. Помилки в обліку можуть призвести до неправильного розрахунку витрат, що підлягають віднесенню на валові витрати, що може мати негативні податкові наслідки.

Відшкодування витрат на відрядження

Працівник, який працює за трудовим договором, має право на відшкодування витрат на використання транспортних засобів у службових цілях, якщо вони не є власністю роботодавця.

Відтоді працівник, який працює за трудовим договором, має право на відшкодування витрат на використання транспортних засобів у службових цілях, якщо вони не є власністю роботодавця. При веденні обліку для роботодавця працівник повинен пам'ятати, що повинен містити протокол пробігу. Такі дані, як назва, об'єм двигуна приватного автомобіля та адреса проживання особи, яка ним користується, необхідні для того, щоб можна було врахувати витрати на відрядження як витрати, що підлягають відшкодуванню.

Підприємець, який використовує службовий автомобіль, повинен довести, що автомобіль дійсно використовується виключно для ведення бізнесу.

Підсумок

Записи курс Це обов'язкова заява, яка, використовуючи передбачувані ставки за кілометр пробігу транспортного засобу, дозволить розрахувати розмір франшизи. Витрати, пов'язані з використанням приватного автомобіля в службових цілях. На підставі подорожнього листа, в якому буде вказано кількість кілометрів, пройдених у відрядженні, об'єм двигуна, реєстраційний номер транспортного засобу, підпис платника податків та вся необхідна інформація, наведена раніше в нашій статті, ви зможете розрахувати податкову декларацію з ПДВ та податку на прибуток за формою 1001ТП3Т. Сума витрат, що підлягає відшкодуванню, визначається на основі окремих положень, виданих компетентним міністром як для місцевих поїздок, так і для відряджень.