Журнал обліку пробігу

Щоденник пробігу - як правильно заповнювати?

Внесення до реєстру транспортних засобів для цілей ПДВ і не тільки

Реєстр транспортних засобів - це документ, який підтверджує використання автомобіля у підприємницькій діяльності. Він необхідний для сплати податку на прибуток, а також для ПДВ. Основною метою ведення такого обліку є відшкодування витрат, понесених в результаті використання приватних автомобілів у службових цілях, виходячи з кількості пройдених кілометрів та ставки, що відповідає об'єму двигуна транспортного засобу. Облік особливо важливий для транспортних засобів, які використовуються виключно в комерційних цілях, що важливо для обліку ПДВ та правильного включення витрат до складу витрат на ведення господарської діяльності.

Він містить інформацію про пробіг транспортного засобу, включаючи відстані та дати поїздок. Важливою є також дата початку та дата закінчення записів, якщо такі є. Ведення обліку пробігу є обов'язком для підприємців, які використовують приватні автомобілі для бізнес-цілей, а також для тих, хто управляє автопарком. Зобов'язання вести облік також поширюється на облік місцевих поїздок і використання приватних автомобілів у бізнесі.

Облік транспортного засобу, наприклад, легкового автомобіля, може вестися на папері або в електронному вигляді. Кожен з них повинен містити прізвище, ім'я та домашню адресу особи, яка ним користується, реєстраційний номер транспортного засобу, до якого відноситься пробіг, а також кількість фактично пройдених кілометрів.

Розрахувати суму не складно. Ви зробите це за формулою: сума відшкодування = кількість кілометрів*ставка за кілометр пробігу приватного автомобіля, що використовується у службових цілях.

Важливо пам'ятати про відповідну ставку, яка встановлена в нормативному акті і відповідає об'єму двигуна відповідного транспортного засобу. Розрахунок витрат, пов'язаних з використанням приватного автомобіля та місцевими поїздками, вимагає врахування пройденого кілометражу та відповідних тарифів, викладених у постанові Міністра інфраструктури про умови встановлення тарифів пробіг. Належне ведення обліку дозволяє включати витрати до складу витрат компанії та витрат, що підлягають вирахуванню.

Зобов'язання вести облік

Підприємці, які бажають віднести до витрат витрати, пов'язані з використанням автомобіля у підприємницьких цілях, повинні вести облік пробігу. З 2019 року, згідно з постановою Міністра інфраструктури, не всі підприємці зобов'язані вести облік пробігу - цей обов'язок був зменшений в результаті змін до нормативних актів. Якщо підприємець не бажає подавати декларацію 100%, немає необхідності вести облік.

Записи необхідні для платників податків, які бажають відняти 100% ПДВ на покупку автомобіля та експлуатаційні витрати. Для приватного автомобіля ставки становлять 0,89 або 1,15 за кілометр для приватного автомобіля з об'ємом двигуна понад 900 куб. см.

Це стосується транспортних засобів вагою до 3,5 тонни, які використовуються у службових цілях. У цьому випадку також мотоцикли або мопеди, які не належать роботодавцю. Цікаво, що для вантажівок детальний облік не потрібен. Правильне ведення обліку також важливе при подачі декларації з ПДВ, особливо якщо транспортний засіб використовується виключно у підприємницьких цілях.

Використання програми kilmetrowka.net всі тарифи нараховуються автоматично, і вам не потрібно знати їхні значення.

Облік пробігу транспортних засобів та його зв'язок з працівниками

Записи повинні містити інформацію про пробіг транспортного засобу, включаючи кількість пройдених кілометрів і дати поїздок.

Ця інформація має підтвердити, що автомобіль використовується для ведення бізнесу. Кожен кілометр пробігу розраховується на основі фіксованої норми пробігу, що міститься в нормативному документі.

Облік місцевих поїздок приватним автомобілем у службових цілях вимагає ведення обліку відповідно до встановлених лімітів. Якщо працівник використовує свій приватний автомобіль у службових цілях або будь-який інший транспортний засіб на роботі, він також повинен вести облік пробігу. Він також повинен складати у випадку відряджень, якщо він бажає розрахуватися з роботодавцем щодо використання особистого автомобіля під час відрядження.

Записи можна вести як в електронному вигляді, так і "традиційно" - тобто на папері. На фото нижче показано готовий до використання кілометраж, роздрукований з програми kilometrowka.net

Kilometrowka.net дає можливість ефективно та оперативно обліковувати автомобілі, мотоцикли та мопеди, що використовуються в комерційних цілях. Для компаній, що управляють автопарком, облік дозволяє ефективно контролювати витрати та податкові розрахунки.

Що повинен містити щоденник пробігу

Як повинен виглядати бортовий журнал водія? Бортовий журнал водія повинен містити таку інформацію, як показання одометра на початку та в кінці кожного облікового періоду, а кожен окремий запис повинен містити: дату, час, місце початку та закінчення поїздки, кількість пройдених кілометрів, назву та адресу пункту призначення.

Підприємець зобов'язаний вести журнал обліку пробігу, щоб відрахувати 100% ПДВ від використання транспортного засобу у своїй діяльності. У випадку з легковим автомобілем існує дві ставки залежно від об'єму двигуна, що підлягає включенню.

Відповідно до Розпорядження Міністра інфраструктури про умови визначення відшкодування витрат за використання транспортних засобів, які не є власністю роботодавця, у службових цілях, для кожного виду транспортних засобів застосовуються такі ставки: 0,42 злотих за км для мопеда, 0,69 злотих за км для мотоцикла, 0,89 злотих за км для легкового автомобіля o об'єми двигунів до 900 куб. см і 1,15 злотих за км для легкового автомобіля з об'ємом двигуна об'єми двигунів більше 900 кубиків.

Щоденник водія ведеться для кожного транспортного засобу окремо. Якщо ви більше не ведете жодних записів, ви повинні заповнити останню виписку, вказавши дату, коли ви припинили вести журнал водія.

Як вести облік пробігу

Ведення обліку, яке зазвичай називають "пробігом", є не лише податковим зобов'язанням, але й практичним інструментом для контролю витрат, пов'язаних з отриманням прибутку від підприємницької діяльності. Для того, щоб записи були достовірними і відповідали вимогам податкової, необхідно подбати про те, щоб вони були систематичними і повними. Кожен запис слід робити на постійній основі, бажано в кінці кожного відрядження, щоб уникнути помилок і пропусків у документації.

Доцільно вести електронний облік пробігу, що значно полегшує пошук інформації та архівування даних. Електронний облік пробігу дозволяє швидко перевірити кількість кілометрів, реєстраційний номер транспортного засобу або мету поїздки, а також легко підготувати звітність для цілей оподаткування. Яку б форму ви не обрали, не забувайте зберігати записи протягом періоду, передбаченого податковим законодавством, щоб у разі перевірки можна було задокументувати всі витрати, пов'язані з експлуатацією транспортного засобу.

Важливо також, щоб записи охоплювали весь період використання транспортного засобу в бізнесі - від дати початку і до кінця обліку. Це дозволяє точно врахувати всі пробіги та пов'язані з ними витрати.

Пробігові журнали vs. декларації з ПДВ

Підприємець повинен вести облік пробігу транспортних засобів, які не належать роботодавцю, але використовуються ним у підприємницьких цілях. Ці записи повинні містити всю необхідну інформацію. Дані, які повинен містити такий облік пробігу, описані в статті 23(7) Закону про податок на доходи фізичних осіб.

Підприємець повинен надати до податкової інспекції заповнену декларацію ПДВ-26.

Витрати, враховані в журналі обліку пробігу

Підприємство може вирахувати 100% витрат, що підлягають валінгу, якщо воно веде облік. Витрати, що підлягають вирахуванню, - це витрати бізнесу, пов'язані з експлуатацією транспортних засобів. Витрати, що підлягають вирахуванню - це витрати, пов'язані з веденням бізнесу.

Якщо транспортний засіб, що належить підприємству, було надано в короткострокову оренду, платник податку повинен належним чином врахувати це при обліку пробігу. У такій ситуації слід укласти відповідний договір, в якому буде зазначено ставку за користування транспортним засобом, підпис відповідальної особи та дату повернення транспортного засобу. У такому випадку можуть бути встановлені більш високі ставки за користування транспортним засобом.

Облік пробігу для цілей оподаткування

До кінця 2018 року облік пробігу був обов'язковим для підприємців, які бажали визнати витрати, пов'язані з використанням автомобіля в господарських цілях, у складі витрат, що відносяться до валових витрат.

Зобов'язання вести облік було скасовано з 1 січня 2019 року. З цієї ж дати набули чинності правила використання приватні автомобілі для службових цілей суттєво змінилися. Нарахування пробігу для автомобілів, що використовуються в компанії для на підставі кредитного договору або короткострокової оренди. У цьому випадку ліміт для визнання витрат як бізнес-витрат сягає 75%.

З 17 січня 2023 року набули чинності нові норми пробігу, які відповідають актуальним цінам на паливо та інші витрати на експлуатацію транспортних засобів. Норма пробігу встановлюється для покриття витрат пального та частини експлуатаційних витрат автомобіля.

Журнали пробігу та виставлення рахунків

Облік транспортних засобів відіграє важливу роль у податковій звітності підприємця. Саме на його основі можна довести, що витрати, понесені на експлуатацію транспортного засобу, пов'язані з підприємницькою діяльністю і є витратами на отримання доходу. Належне ведення обліку дає можливість відняти ці витрати при річному розрахунку, що означає реальну економію на податках.

Однак для того, щоб скористатися цим правом, облік повинен вестися точно і відповідно до чинних нормативних актів. Будь-які недоліки, неточності або порушення в обліку можуть призвести до того, що податкова інспекція поставить під сумнів витрати і, як наслідок, втратить право на віднесення витрат на валові витрати або навіть застосує фінансові санкції. Ось чому так важливо вести актуальний облік, зберігати всі документи, що підтверджують понесені витрати, і забезпечувати дотримання податкового законодавства.

На зображенні нижче показано приклад резюме в програмі kmrowka.net.

Систематичне і точне ведення обліку пробігу є не тільки обов'язком, але й гарантією податкової безпеки і можливістю повного використання пільг, на які ви маєте право.

Облік пробігу та правильне виставлення рахунків

Правильний облік витрат, пов'язаних з використанням транспортного засобу в процесі господарської діяльності, вимагає ретельного ведення обліку пробігу. Лише повні та відповідні вимогам записи пробігу дають змогу без проблем обліковувати всі пройдені кілометри та пов'язані з ними витрати.

На практиці це означає, що записи повинні систематично заповнюватися після кожної поїздки, включаючи дату початку і закінчення запису, кількість пройдених кілометрів і мету поїздки. Дата завершення повинна бути вказана точно, що дозволяє точно закрити звітний період і уникнути непорозумінь під час податкової перевірки.

Належне ведення обліку гарантує, що всі витрати належним чином задокументовані і можуть бути вирахувані для цілей оподаткування. Це не тільки полегшує управління фінансами компанії, але й мінімізує ризик виникнення суперечок з податковими органами та дозволяє компанії повною мірою скористатися податковими пільгами, на які вона має право.

Завершення

Журнал обліку пробігу є важливим документом для бізнесу. Він застосовується до різних типів транспортних засобів, включаючи: автомобілі, мотоцикли та мопеди, що не належать роботодавцю. Що повинен містити журнал обліку пробігу транспортного засобу: дата початку реєстрації, дата завершення реєстрації, реєстраційний номер транспортного засобу, об'єм двигуна, ставка за кілометр пробігу, об'єм двигуна, показання одометра, опис маршруту, кількість пройдених кілометрів.

Належне ведення обліку транспортного засобу для бізнес-цілей дозволяє вирахувати ПДВ 100% та витрати, що підлягають вирахуванню.

Облік пробігу слід вести відповідно до вимог податкового законодавства. На жаль, оновлені накази Міністра інфраструктури можуть призвести до некоректного розрахунку пільгового пробігу. Варто пам'ятати, що кожна нова постанова може вплинути на наступні норми пробігу, які слід регулярно оновлювати в облікових записах. Тому, якщо ви не хочете постійно слідкувати за наступними нормами використання приватного чи службового автомобіля, скористайтеся нашою програмою kmrowka.net.