Zarządzanie mandatami w firmie

W 2023 roku wprowadzono nowe stawki kilometrówki, które znacząco wpłynęły na sposób rozliczania kosztów związanych z używaniem pojazdów prywatnych do celów służbowych.

Zmiana ta ma duże znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Osoby które korzystają z własnych samochodów, motocykli czy motorowerów w ramach obowiązków zawodowych.

Zarządzanie mandatami w firmie – praktyczny przykład

Firma Pana Andrzeja posiada flotę trzech pojazdów służbowych, które dostępne są dla pracowników. Co jakiś czas Pan Andrzej otrzymuje wezwanie do wskazania sprawcy wykroczenia drogowego. Zdjęcie z fotoradarów często jest na tyle nie czytelne, że nie można ustalić sprawcy bez dodatkowych czynności.

Ustalenie sprawcy jest utrudnione ponieważ, brakuje dokładnych rejestrów kto kiedy używał danego auta. Pan Andrzej chcąc zaoszczędzić czas na wskazywaniu osoby odpowiedzialnej za wykroczenie wprowadził w firmie obowiązek tworzenia kilometrówki przez pracowników którzy używają pojazdów.

Dzięki aplikacji po wybraniu samochodu i wskazaniu daty i godziny, aplikacja pokazuje mu osobę która prowadziła pojazd w tym czasie.

Ponadto program do kilometrówki umożliwia łatwe rozliczenie kosztów związanych z VAT dla pojazdów.

Najlepsze praktyki i wskazówki

Zarządzanie mandatami otrzymywanymi przez pracowników w firmie stanowi ważny aspekt wewnętrznej polityki korporacyjnej, zwłaszcza dla przedsiębiorstw, których działalność obejmuje częste korzystanie z pojazdów służbowych. Właściwe podejście do tego zagadnienia nie tylko minimalizuje ryzyko finansowe, ale także wpływa na kulturę pracy i postrzeganie firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy i uczestnika ruchu drogowego. Poniżej przedstawiono kluczowe elementy skutecznego zarządzania mandatami w kontekście korporacyjnym.

1. Wprowadzenie systemu monitorowania i rejestrowania

Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania mandatami jest stworzenie przejrzystego systemu ich rejestrowania. Każdy otrzymany mandat powinien być dokumentowany w centralnej bazie danych, zawierającej informacje o dacie i miejscu naruszenia, kwocie mandatu, a także o pracowniku, który go otrzymał. Takie podejście ułatwia analizę danych i identyfikację wzorców naruszeń.

2. Określenie polityki odpowiedzialności

Ważnym elementem zarządzania mandatami jest jasne określenie zasad odpowiedzialności za poniesione koszty. Wiele firm decyduje się na przeniesienie odpowiedzialności finansowej za mandaty bezpośrednio na pracowników, co może działać jako środek prewencyjny. Ważne, aby takie zasady były klarownie skomunikowane i zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

3. Szkolenia i edukacja

Regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i przepisów ruchu drogowego mogą znacząco przyczynić się do redukcji liczby otrzymywanych mandatów. Edukacja pracowników nie tylko zwiększa ich świadomość prawidłowych zachowań na drodze, ale także buduje kulturę odpowiedzialności i szacunku dla przepisów.

4. Analiza danych i działania korygujące

Systematyczna analiza zebranych danych o mandatach może ujawnić pewne tendencje, na przykład częste naruszenia w określonych lokalizacjach czy godzinach. Pozwala to na wprowadzenie ukierunkowanych działań korygujących, takich jak dodatkowe szkolenia dla pracowników czy zmiany w trasach przejazdu.

5. Komunikacja i wsparcie

Wspieranie pracowników w rozwiązywaniu problemów związanych z mandatami, na przykład przez oferowanie pomocy prawnej w przypadku niejasności czy błędów w wystawionych mandatach, buduje pozytywną atmosferę i wzmacnia zaufanie. Komunikacja odgrywa tutaj kluczową rolę – pracownicy powinni czuć, że mogą zgłaszać i omawiać swoje problemy bez obawy o negatywne konsekwencje.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie mandatami otrzymywanymi przez pracowników wymaga przemyślanej strategii i zaangażowania zarówno ze strony zarządu, jak i samych pracowników. Przejrzyste procedury, edukacja i wsparcie, a także systematyczna analiza danych to kluczowe elementy, które pomagają minimalizować ryzyka finansowe i budować kulturę bezpieczeństwa i odpowiedzialności.