Облік пробігу транспортних засобів для цілей ПДВ - як правильно його вести?

Облік пробігу транспортного засобу для цілей ПДВ це обов'язковий реєстр для документування ваших поїздок, щоб ви могли відрахувати ПДВ 100% на витрати на експлуатацію вашого транспортного засобу. Він містить дату і мету поїздки, кількість пройдених кілометрів і дані, що підтверджують її точність, ім'я водія (якщо він є працівником компанії), показання одометра на дату початку і кінець запису.

Що таке журнал пробігу автомобіля?

• Журнал обліку пробігу - це документ, який повинен містити дані про використання транспортного засобу для здійснення господарської діяльності.
• Потрібні дані про пробіг автомобіля, його використання та витрати, пов'язані з його експлуатацією.
• Записи повинні вестися безперервно і точно, стан лічильника повинен переноситися з місяця в місяць.

Безкоштовно протестуйте програму обліку пробігу з ПДВ онлайн

Клацніть на зображення нижче, щоб побачити, як працює приклад записи.

Хто повинен вести облік пробігу?

• Облік пробігу повинні вести підприємці, які бажають використовувати легкові автомобілі до 3,5 тонн з відрахуванням ПДВ 100%.
• Обов'язок вести облік виникає, якщо підприємець бажає визнати витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, як витрати, що підлягають вирахуванню, і таким чином відняти з них 100% ПДВ, що є умовою для повного відрахування ПДВ.

Як вести бортовий журнал водія?

Приклад роздрукувати в PDF згенеровано пробіг :

• Журнал обліку пробігу повинен містити такі дані: реєстраційний номер транспортного засобу, ім'я особи, яка керує транспортним засобом, мета поїздки, кількість пройдених кілометрів, витрати, пов'язані з експлуатацією транспортного засобу.
• Записи повинні вестися безперервно і точно, щоб виключити використання транспортного засобу в некомерційних цілях. Наприкінці кожного звітного періоду слід підтверджувати достовірність записів у документах. Це важливо для дотримання положень Закону про ПДВ.
• Зверніть увагу, що варто переконатися, що в реєстрі з'явився правильний запис з реєстраційної інспекції, органи влади часто це перевіряють.

Практичні приклади для заповнення записів

Бортовий журнал водія є ключовим документом для відрахування ПДВ за формою 1001ТП3Т за витратами на транспортний засіб. Нижче наведені практичні приклади, як правильно заповнювати записи:

• Приклад 1: Легковий автомобіль у компанії:
• Реєстраційний номер транспортного засобу: АВС1234
• Дата та час початку: 01.10.2023, 08:00 ранку.
• Дата і час завершення подорожі: 01.10.2023, 12:00
• Пункт призначення: Зустріч з клієнтом у Кракові
• Кількість пройдених кілометрів: 150 км
• Витрати, пов'язані з поїздкою: 200 злотих (паливо, плата за паркування)
• Приклад 2: Вантажівка в компанії:
• Реєстраційний номер транспортного засобу: XYZ5678
• Дата і час початку: 02.10.2023, 06:00
• Дата і час завершення: 02.10.2023, 18:00
• Пункт призначення: Доставка товарів до Вроцлава
• Кількість пройдених кілометрів: 300 км
• Витрати, пов'язані з поїздкою: 500 злотих (паливо, дорожні збори)

Ведення обліку пробігу в такий спосіб дозволяє вам точно документувати ваші маршрути та витрати. Це важливо для повного відрахування ПДВ.

Оновлення законодавства щодо обліку пробігу

Законодавчі оновлення щодо обліку пробігу мають вирішальне значення для підприємців, які хочуть віднести до податкового кредиту 100% ПДВ на витрати на транспортні засоби. Ось ключові зміни, про які вам слід знати:

• З 1 січня 2019 року: Облік пробігу став обов'язковим для підприємців, які використовують у своїй діяльності легкові автомобілі. Це означає, що кожен підприємець повинен вести точний облік поїздок, щоб скористатися повним відрахуванням ПДВ.
• З 1 січня 2020 року: Обов'язок вести облік пробігу було поширено на підприємців, які використовують великовантажні транспортні засоби. Запровадження цієї зміни мало на меті підвищити прозорість та точність податкових декларацій.

Відстежувати ці оновлення дуже важливо, щоб уникнути проблем з податковою та максимально використати можливості податкових відрахувань.

Переваги правильного обліку пробігу - ПДВ

Правильне ведення обліку пробігу має багато переваг для підприємців. Ось найважливіші з них:

• Відрахування ПДВ 100%Завдяки точному обліку можна повністю вирахувати ПДВ з витрат на експлуатацію транспортних засобів, що значно зменшує витрати бізнесу.
• Повне вирахування витрат, що підлягають франшизі: Ведення обліку також дозволяє визнавати всі витрати, пов'язані з транспортним засобом, як такі, що підлягають податковому відрахуванню. Це призводить до зменшення податкової бази.
• Уникнення штрафівВідсутність записів або неточне ведення обліку може призвести до фінансових санкцій з боку податкових органів. Правильне ведення документації дозволяє уникнути таких проблем.

Завдяки цим перевагам ведення обліку пробігу стає не лише обов'язком, а й стратегічним інструментом управління витратами в компанії.

Наслідки відсутності обліку пробігу для цілей ПДВ

За помилки у поданні звітності до податкової інспекції передбачені фінансові санкції.

Якщо не вказати, що транспортні засоби використовуються виключно в цілях компанії, це призведе до кримінальної відповідальності.

Декларація транспортного засобу на бланку VAT-26

• Ви повинні подати декларацію VAT-26 до податкової інспекції, яка має юрисдикцію для цілей ПДВ.
• Ви можете робити це на папері або онлайн. Підприємці звільняються від обов'язку вести облік пробігу, якщо транспортні засоби передаються в платне користування на підставі договору оренди, лізингу або найму.

Ведення обліку пробігу транспортних засобів в системі kilometre-mileage.net

• Пробіг для приватних автомобілів слід вводити, додаючи "використовується для службових цілей". Дивіться приклад пробігу приватного автомобіля, що використовується для службових цілей. Автомобілі, що використовуються на підставі договору позики, можуть передбачати або не передбачати обов'язок вести облік пробігу для цілей ПДВ.
• Для автомобілів, для яких ведеться повний облік пробігу для цілей ПДВ, ми робимо записи окремо. Подивіться, як виглядає зразок журналу обліку пробігу для цілей ПДВ.