Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT – jak prawidłowo prowadzić?

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT to obowiązkowy rejestr służący do dokumentowania tras, dzięki któremu możliwe jest odliczenie 100% podatku VAT od kosztów eksploatacji pojazdu. Zawiera datę i cel podróży, liczbę przejechanych kilometrów oraz dane potwierdzające jej prawidłowość, imię i nazwisko kierującego (jeśli jest pracownikiem firmy), stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, oraz zakończenia.

Co to jest ewidencja przebiegu pojazdu?

• Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument, który powinien zawierać dane dotyczące wykorzystania pojazdu w prowadzonej działalności gospodarczej.
• Wymagane są dane dotyczące przebiegu pojazdu, jego użytkowania i kosztów związanych z jego eksploatacją.
• Ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły i dokładny, stan licznika musi być przenoszony z miesiąca na miesiąc.

Przetestuj za darmo program do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu do celów rozliczenia podatku VAT online

Kliknij obrazek poniżej by zobaczyć jak działa przykładowa ewidencja.

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

• Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona przez przedsiębiorców, którzy chcą wykorzystywać samochody osobowe przy do 3,5 tony przy odliczeniu 100% podatku VAT.
• Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje w przypadku, gdy przedsiębiorca chce uznać wydatki związane z użytkowaniem pojazdu za koszt uzyskania przychodu i tym samym odliczyć z nich 100% podatku VAT, co jest warunkiem pełnego odliczenia podatku VAT.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Przykładowy wydruk do PDF wygenerowanej kilometrówki :

• Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, nazwisko osoby kierującej pojazdem, cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów, koszty związane z eksploatacją pojazdu.
• Ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły i dokładny, aby wykluczyć użycie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Na koniec każdego okresu rozliczeniowego należy potwierdzić autentyczność wpisów w ewidencji. Jest to istotne dla zgodności z przepisami ustawy o VAT.
• Uwaga warto upewnić się że w ewidencji pojawi się prawidłowy wpis z przeglądu rejestracyjnego, urzędy często to sprawdzają.

Przykłady praktyczne wypełniania ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu jest kluczowym dokumentem umożliwiającym odliczenie 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Poniżej przedstawiamy praktyczne przykłady, jak prawidłowo wypełniać ewidencję:

• Przykład 1: Samochód osobowy w firmie:
• Numer rejestracyjny pojazdu: ABC1234
• Data i godzina rozpoczęcia podróży: 01.10.2023, 08:00
• Data i godzina zakończenia podróży: 01.10.2023, 12:00
• Cel podróży: Spotkanie z klientem w Krakowie
• Liczba przejechanych kilometrów: 150 km
• Koszty związane z podróżą: 200 PLN (paliwo, opłaty parkingowe)
• Przykład 2: Samochód ciężarowy w firmie:
• Numer rejestracyjny pojazdu: XYZ5678
• Data i godzina rozpoczęcia podróży: 02.10.2023, 06:00
• Data i godzina zakończenia podróży: 02.10.2023, 18:00
• Cel podróży: Dostawa towarów do Wrocławia
• Liczba przejechanych kilometrów: 300 km
• Koszty związane z podróżą: 500 PLN (paliwo, opłaty drogowe)

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w taki sposób pozwala na dokładne dokumentowanie tras i kosztów. Jest to niezbędne do pełnego odliczenia VAT.

Aktualizacje prawne dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu

Aktualizacje prawne dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu są kluczowe dla przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Oto najważniejsze zmiany, które warto znać:

• Od 1 stycznia 2019 roku: Ewidencja przebiegu pojazdu stała się obowiązkowa dla przedsiębiorców użytkujących pojazdy osobowe w firmie. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca musi prowadzić dokładną dokumentację tras, aby móc skorzystać z pełnego odliczenia VAT.
• Od 1 stycznia 2020 roku: Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu rozszerzono na przedsiębiorców użytkujących pojazdy ciężarowe. Wprowadzenie tej zmiany miało na celu zwiększenie transparentności i dokładności w rozliczeniach podatkowych.

Śledzenie tych aktualizacji jest niezbędne, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym i maksymalnie wykorzystać możliwości odliczeń podatkowych.

Korzyści z prawidłowego -Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców. Oto najważniejsze z nich:

• Odliczenie 100% podatku VAT: Dzięki dokładnej ewidencji możliwe jest pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, co znacząco obniża koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
• Pełne odliczenie kosztów uzyskania przychodu: Prowadzenie ewidencji pozwala również na uznanie wszystkich wydatków związanych z pojazdem jako koszty uzyskania przychodu. To wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.
• Uniknięcie kar pieniężnych: Brak ewidencji lub jej nieprawidłowe prowadzenie może skutkować nałożeniem kar finansowych przez urząd skarbowy. Prawidłowa dokumentacja pozwala uniknąć takich problemów.

Dzięki tym korzyściom, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu staje się nie tylko obowiązkiem, ale i strategicznym narzędziem zarządzania kosztami w firmie.

Konsekwencje nieprowadzenia Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Za błędy w zgłoszeniach do urzędu skarbowego przewidziane są kary finansowe.

Brak informacji o wykorzystywaniu pojazdów wyłącznie dla celów firmowych skutkuje odpowiedzialnością karną.

Zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26

• Deklarację VAT-26 musisz złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla celów VAT.
• Możesz to zrobić w formie papierowej lub online. Przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy pojazdy są oddawane w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w systemie kilometrowka.net

• Wpisy dotyczące kilometrówki aut prywatnych należy wprowadzać dodając auto “wykorzystywane w celach służbowych. Zobacz jak wygląda przykładowa kilometrówka auta prywatnego używanego do celów służbowych. Samochody użytkowane na podstawie umowy użyczenia mogą wiązać się z obowiązkiem lub brakiem obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT.
• Wpisy dotyczące aut dla których prowadzona jest pełna ewidencja przebiegu pojazdu dla celów vat robimy osobno. Zobacz jak wygląda przykładowa ewidencja przebiegu pojazdu dla celów vat.