Оптимізуйте витрати на управління автопарком

7 порад, як ефективно управляти витратами на автопарк вашої компанії

На утримання та експлуатацію транспортних засобів компанії може витрачатися до 30% операційний бюджет. Це чимала сума, тож не дивно, що підприємці постійно шукають шляхи оптимізації витрат. Незалежно від того, чи є ви власником малого бізнесу, чи очолюєте велику організацію, у цій статті ви знайдете 7 конкретних порадяк ефективно управляти витратами на автопарк у вашій компанії. 

1. проводити ґрунтовний аналіз даних

Перевірте, куди і на що ви витрачаєте свої кошти. Включіть дані про основні витрати на експлуатацію ваших транспортних засобів, такі як паливо, страхування та обслуговування, а також менш очевидні витрати, такі як адміністрування.

Ви можете включити адміністративні витрати:

• ведення записів, 
• платні,
• лізинг або оренда,
• і амортизація (природне зменшення вартості транспортних засобів з часом).

Ґрунтовний аналіз цих даних дозволяє визначити сфери, які потребують оптимізації.

2. контролювати витрати пального в автопарку

Чи знали ви, що навіть невеликі зміни в стилі водіння (наприклад, уникнення різких прискорень і гальмувань) можуть зменшити витрати на паливо на 10-20%? Екологічне водіння - це сукупність прийомів водіння, які не тільки зменшують витрату палива і знос компонентів, але й знижують викиди CO² та підвищити безпеку дорожнього руху!

Скористайтеся телематичні системи - відстежувати витрати палива в режимі реального часу і допомагають швидко виявити аномалії, такі як надмірне згоряння палива, спричинене поломкою або неекономним водінням.

3. обирайте поліси, адаптовані до автопарку вашої компанії

Час від часу аналізуйте страховий ринок. Використовуйте порівняльні сайти або допомогу брокерів, щоб адаптуйте політику до реальних потреб вашого бізнесу. Занадто широкий обсяг захисту призводить до непотрібних витрат, тоді як занадто вузький обсяг може призвести до непередбачуваних витрат.

У деяких випадках страхування всіх автомобілів компанії є більш економічно вигідним, ніж окремі поліси для кожного транспортного засобу.

4. забезпечити технічне обслуговування та утримання транспортних засобів

Раптова поломка - це не тільки простій і втрачений час, але й значні (і несподівані) витрати. Цього можна уникнути! Достатньо лише систематичне обслуговування - Порівняйте його вартість з ціною незапланованого ремонту, і ви швидко побачите, що профілактика - набагато дешевше рішення.

Створити регулярний графік перевірокпідтримувати транспортні засоби у відмінному стані та подовжувати термін їх експлуатації.

5. зосередьтеся на оптимізації маршруту

Поганий стан доріг, ремонт доріг, затори, спричинені аваріями, а іноді й зловживання з боку працівників - все це елементи, які негативно впливають на гаманець компанії.

Увійдіть моніторинг доріг - системи GPS дозволяють реагувати на поточну дорожню ситуацію, а також збирати історичні дані та прогнозувати найкращі варіанти пересування. Допомагають знаходити транспортні засоби та планувати маршрути найекономніший. Це чудовий спосіб мінімізувати затримки та неефективні зупинки.

6. використовувати сучасні технології

Сучасне управління витратами корпоративного автопарку не повинно бути складним!

На допомогу приходять сучасні інструменти (часто інтуїтивно зрозумілі у використанні), які беруть на себе багато обов'язків з управління автопарком. В даний час на ринку представлені різноманітні програмне забезпечення для управління автопарком що дозволяє:

• контроль над фінансами, 
• планування технічних оглядів, 
• відстеження витрат палива, 
• моніторинг технічного стану транспортних засобів у режимі реального часу,
• облік робочого часу водіїв.

Одним з корисних інструментів є журнал обліку пробігу, щоб ви могли швидко та зручно вести облік пробігу. Перевірте це абсолютно безкоштовно і створіть карту пробігу, адаптовану до потреб вашої компанії!

7. перевірка показників ефективності (KPI)

Звідки ви знаєте, що менеджер автопарку було успішно реалізовано ефективне управління автопарком? Визначте ключові показники ефективності (KPI), які дозволять вам виміряти ефективність усіх ваших заходів!

Ось тут 3 ключові показники ефективностіякі допомогли нашим клієнтам оптимізувати витрати на службові автомобілі:

Витрати на технічне обслуговування одного автомобіля на місяць

Через 3 місяці моніторингу витрат наш клієнт помітив, що один з його автомобілів генерує на 30% вищі експлуатаційні витрати, ніж інші 4 автомобілі (в основному через часті дрібні ремонти). Він замінив його на більш економічну модель, тим самим заощадивши 15 000 злотих на рік.

Середня витрата пального на 100 км

Використовуючи, серед іншого пробігвласник сервісної компанії, почав порівнювати споживання пального своїми 7 автомобілями. Він виявив, що один водій використовував на 15% більше пального, ніж інші. Після короткого навчального курсу з екологічного водіння та регулярних перевірок шин витрата пального знизилася, що призвело до економії приблизно в 1,5 тис. євро. 9 000 злотих протягом року.

Час, витрачений на адміністрування автопарку

Самозайнятий консультант вручну вніс дані до курс та витрати на пальне. Після впровадження додатку для обліку пробігу він заощадив 3 робочі години на тиждень і уникали помилок у виставленні рахунків, що щорічно означало менше стресу і більше порядку у фінансах.

Ефективне управління витратами на автопарк в компанії - підсумок

Якщо ви хочете зменшити витрати та ефективніше керувати транспортними засобами компанії, дотримуйтесь цих 7 порад:

1. Проводьте ґрунтовний аналіз даних
2. Контролюйте витрату пального
3. Обирайте поліси, адаптовані до автопарку вашої компанії
4. Подбайте про обслуговування та ремонт автомобіля
5. Зосередьтеся на оптимізації маршруту
6. Скористайтеся перевагами сучасних технологій
7. Перевірте показники ефективності (KPI)

Компанії, які послідовно впроваджують ці практики, мають нижчі операційні витрати, вищу ефективність та конкурентну позицію на ринку.

Ваша компанія вже використовує ці методи? Якщо ні, почніть впроваджувати зміни якнайшвидше, щоб насолоджуватися реальна економія!