Zoptymalizuj koszty zarządzania flotą samochodową

7 wskazówek, jak skutecznie zarządzać kosztami floty w firmie

Utrzymanie i eksploatacja pojazdów służbowych może pochłaniać nawet 30% budżetu operacyjnego. To spora suma, więc nic dziwnego, że przedsiębiorcy nieustannie szukają sposobów na optymalizację kosztów. Bez względu na to, czy jesteś właścicielem małego biznesu, czy kierujesz dużą organizacją – w tym artykule znajdziesz 7 konkretnych wskazówek, jak skutecznie zarządzać kosztami floty w firmie. 

1. Prowadź rzetelną analizę danych

Sprawdź, gdzie i na co przeznaczasz środki finansowe. Weź pod uwagę dane dotyczące podstawowych kosztów związanych z eksploatacją pojazdów – jak paliwo, ubezpieczenia i serwisowanie, ale także tych mniej oczywistych – jak np. administracja.

Do wydatków administracyjnych możesz zaliczyć:

• prowadzenie dokumentacji, 
• opłaty drogowe,
• leasing czy wynajem,
• oraz amortyzację (naturalny spadek wartości pojazdów w czasie).

Rzetelna analiza tych danych pozwala zidentyfikować obszary, które należy optymalizować.

2. Kontroluj zużycie paliwa we flocie

Czy wiesz, że nawet niewielkie zmiany w stylu jazdy (np. unikanie gwałtownego przyspieszania i hamowania) mogą obniżyć koszty paliwa o 10–20%? Ecodriving to zestaw technik prowadzenia pojazdu, które nie tylko redukują spalanie i zużycie podzespołów, ale także zmniejszają emisję CO² i poprawiają bezpieczeństwo na drodze!

Korzystaj z systemów telematycznych – śledzą zużycie paliwa w czasie rzeczywistym i pomagają szybko wykryć nieprawidłowości, jak np. nadmierne spalanie spowodowane awarią lub nieekonomiczną jazdą.

3. Wybieraj polisy dostosowane do Twojej floty firmowej

Co jakiś czas analizuj rynek ubezpieczeń. Korzystaj z porównywarek internetowych lub pomocy brokerów, aby dopasować polisę do rzeczywistych potrzeb Twojej firmy. Zbyt szeroki zakres ochrony generuje zbędne koszty, a zbyt wąski może narazić Cię na nieprzewidziane wydatki.

W niektórych przypadkach ubezpieczenie na wszystkie samochody w firmie jest bardziej opłacalne niż osobne polisy dla każdego pojazdu.

4. Dbaj o serwisowanie i konserwację pojazdów

Nagła awaria oznacza nie tylko przestoje i stratę czasu, ale również znaczące (i niespodziewane) wydatki. Możesz tego uniknąć! Wystarczy systematyczna konserwacja – porównaj jej koszt z ceną nieplanowanych napraw, a szybko się przekonasz, że prewencja jest dużo tańszym rozwiązaniem.

Stwórz harmonogram regularnych przeglądów, aby utrzymać pojazdy w doskonałej kondycji i przedłużyć ich żywotność.

5. Stawiaj na optymalizację tras

Zły stan nawierzchni, remonty drogowe, korki spowodowane wypadkami, a czasem nadużycia ze strony pracowników to wszystko elementy, które odbijają się na firmowym portfelu.

Wprowadź monitoring dróg – systemy GPS pozwalają reagować na bieżącą sytuację na drodze, ale również zbierają dane historyczne i przewidują najlepsze opcje przejazdu. Pomagają w lokalizacji pojazdów i planowaniu tras najbardziej ekonomicznych. To świetny sposób, aby minimalizować opóźnienia czy nieefektywne postoje.

6. Korzystaj z nowoczesnych technologii

Współczesne zarządzanie kosztami floty firmowej nie musi być skomplikowane!

Z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia (często intuicyjne w obsłudze), które przejmują wiele obowiązków car fleet managementu. Obecnie na rynku masz do dyspozycji różnorodne oprogramowania do zarządzania flotą pozwalające na:

• kontrolę finansów, 
• planowanie przeglądów technicznych, 
• śledzenie zużycia paliwa, 
• monitorowanie stanu technicznego pojazdów w czasie rzeczywistym,
• rejestrowanie czasu pracy kierowców.

Jednym z przydatnych narzędzi jest kilometrówka, dzięki której możesz szybko i wygodnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Przetestuj ją całkiem za darmo i stwórz kilometrówkę dostosowaną do potrzeb Twojej firmy!

7. Weryfikuj wskaźniki efektywności (KPI)

Skąd masz wiedzieć, że fleet managerowi udało się wdrożyć efektywne zarządzanie flotą samochodową? Określ kluczowe parametry (Key Performance Indicators), które pozwolą Ci mierzyć skuteczność wszystkich działań!

Oto 3 podstawowe wskaźniki efektywności, które pomogły naszym klientom zoptymalizować wydatki na samochody służbowe:

Koszt utrzymania jednego pojazdu na miesiąc

Po 3 miesiącach monitorowania wydatków nasz klient zauważył, że jeden z jego pojazdów generuje o 30% wyższe koszty eksploatacji niż pozostałe 4 samochody (głównie przez częste drobne naprawy). Wymienił go na bardziej ekonomiczny model, oszczędzając tym samym 15 000 zł rocznie.

Średnie spalanie paliwa na 100 km

Korzystając m.in. z kilometrówki, właściciel firmy usługowej zaczął porównywać spalanie w swoich 7 pojazdach. Odkrył, że jeden kierowca zużywał 15% więcej paliwa niż reszta. Po przeprowadzeniu krótkiego szkolenia z ecodrivingu oraz dzięki regularnej kontroli opon spalanie spadło, co przełożyło się na oszczędności rzędu 9 000 zł w ciągu roku.

Czas poświęcony na administrację floty

Konsultant prowadzący własną działalność gospodarczą ręcznie wpisywał przebieg i wydatki na paliwo. Po wdrożeniu aplikacji do kilometrówki zaoszczędził 3 godziny pracy tygodniowo i uniknął błędów w rozliczeniach, co w skali roku oznaczało mniej stresu i większy porządek w finansach.

Skuteczne zarządzanie kosztami floty w firmie – podsumowanie

Jeśli chcesz zmniejszyć koszty i efektywniej zarządzać swoimi pojazdami służbowymi, postępuj według tych 7 wskazówek:

1. Prowadź rzetelną analizę danych
2. Kontroluj zużycie paliwa
3. Wybieraj polisy dopasowane do Twojej floty firmowej
4. Dbaj o serwisowanie i konserwację pojazdów
5. Stawiaj na optymalizację tras
6. Korzystaj z nowoczesnych technologii
7. Weryfikuj wskaźniki efektywności (KPI)

Przedsiębiorstwa, które konsekwentnie wdrażają te praktyki, mają niższe koszty operacyjne, wyższą efektywność i konkurencyjną pozycję na rynku.

Czy Twoja firma już stosuje te metody? Jeśli nie, jak najszybciej rozpocznij wprowadzanie zmian, aby cieszyć się realnymi oszczędnościami!