Kilometrówka netto czy brutto? Praktyczny przewodnik dla pracowników

Wprowadzenie do kilometrówki

Kilometrówka to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu, która umożliwia rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu do celów służbowych. Stosuje się ją, gdy pracownik wykorzystuje własny pojazd w ramach obowiązków zawodowych lub przedsiębiorca używa prywatnego auta w działalności gospodarczej.

Ewidencja przebiegu pojazdu obowiązuje nie tylko w przypadku samochodu osobowego, ale również dla motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Pracownik lub przedsiębiorca, który prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, może rozliczyć różne wydatki związane z eksploatacją samochodu prywatnego. Musi być prowadzona i powinna zawierać co najmniej: dane dotyczące przebiegu pojazdu, dane dotyczące kosztów eksploatacji pojazdu, dane dotyczące użytkowania pojazdu do celów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów odliczenia 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem powinna uwzględniać:

• dane dotyczące pojazdu
• dane dotyczące kierującego pojazdem
• dane dotyczące przebiegu pojazdu
• opis trasy

Wprowadzona 23 października 2018 roku ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zniosła obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego. Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego (PIT) przez przedsiębiorców wykorzystujących prywatne samochody osobowe w działalności gospodarczej.

W takim zestawieniu potrzebna będzie data uwzględniająca dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Ewidencja przebiegu pojazdu zawsze posiada zestawioną liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego z danego miesiąca lub całego roku.

Dzięki prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu pracodawca jest w stanie ustalić kwoty miesięcznego ryczałtu. Wysokość kwoty zwrotu uzależniona jest od pojemności silnika, ilości podróży służbowej w danym miesiącu, stawki za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego samochodu osobowego.

Stawka za 1 km

Stawka za 1 km wynika z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury określa warunki oraz sposoby zwrotów kosztów używania różnego rodzaju pojazdu. W 2025 roku stawki kilometrówki w Polsce pozostają na poziomie ustalonym w styczniu 2023 roku w tedy 17 stycznia weszło w życie rozporządzenie zmieniające stawki kilometrówki, uwzgledniające pojemności skokowe silnika.

Oznacza to, że pracodawcy zwracają pracownikom koszty używania prywatnych pojazdów do celów służbowych według następujących stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³: 0,89 zł
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł

Przedsiębiorstwo może ustalić wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu niż te określone przez prawo. Każdemu pracownikowi zatrudnionemu w przedsiębiorstwie, pracodawca może ustalić indywidulane stawki za 1 km przebiegu samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wszystkie obowiązujące stawki znajdziesz w programie do prowadzenia ewidencji. Przetestuj program za darmo.

Zwrot kosztów dla pracownika

Pracodawca jest zobligowany do zwrotu pracownikowi sumy wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1kilometr. Kwota zwrócona zatrudnionemu będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie może ustalić wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów następuje po uprzednim złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu w danym miesiącu.

Podatek dochodowy

W sytuacji, gdy podatnik odliczył 100% VAT i 100% PIT, a nie prowadził, w tym przypadku, obowiązkowej dokumentacji kilometrówki lub prowadził ją źle, postąpił niezgodnie z prawem, zasadność takiej ewidencji może zostać podważona podczas ewentualnej kontroli.

Podróż służbowa to zlecony pracownikowi wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy tego pracownika. Wypłacone kwoty za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wydatek jakim jest delegacja nie jest przychodem pracownika, nie podlega opodatkowaniu oraz naliczeniu składek ZUS.

Działalność gospodarcza

Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy, nie musi prowadzić kilometrówki dla celów podatku dochodowego.

Ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy używają osobowych aut firmowych i zdecydują się na odliczanie 100% kosztów w KPiR.

Konsekwencją nieprowadzenia kilometrówki jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% kosztów związanych z eksploatacją pojazdów firmowych.

W działalności gospodarczej prowadzi się ewidencję środków trwałych, w których możesz uwzględnić używanie pojazdu prywatnego ale nie jest to konieczne. Na potrzeby wykonywanej działalności, np. w celu odbycia podróży służbowej, wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być ujęte w kosztach podatkowych jedynie do wysokości limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.

Z tytułu używania w celach służbowych samochodów osobowych, motocykli i różnego rodzaju pojazdów, uwzględniając pojemność silnika, stawkę za 1 km przebiegu, osoba prowadząca działalność gospodarczą, ma możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, jednak nadwyżka zwróconych kosztów nie może być kosztem podatkowym.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu

Prowadzenie kilometrówki pozwala na obliczenie kosztów poniesionych przez pracownika na podstawie przejechanych kilometrów.

Ustawa o transporcie drogowym ustanawia jednak miesięczny limit przebytego dystansu, aby odliczenie kosztów było możliwe.

Limit może być większy w przypadkach:

• Przedsiębiorca używa prywatnego auta w działalności gospodarczej.
• Pracownik korzysta z samochodu osobowego do celów służbowych.

Cele służbowe

Znaczenie celów służbowych w kontekście kilometrówki

Celów służbowych dotyczących samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy jest niezwykle istotne w kontekście kilometrówki. Ewidencja przebiegu pojazdu, która jest podstawą do ustalenia kosztów uzyskania przychodów, musi zawierać informacje o celach służbowych dla których został użyty pojazd. Dlatego też przy ustalaniu kwoty miesięcznego ryczałtu, należy brać pod uwagę pojemność silnika, liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.

W przypadku samochodu osobowego, który jest używany do celów służbowych, pracodawca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby móc ustalić koszt uzyskania przychodu. Ewidencja ta powinna zawierać informacje o liczbie przejechanych kilometrów, celach służbowych oraz pojemności silnika. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu jest ustalana w oparciu o rozporządzenie ministra infrastruktury i może być wyższa lub niższa w zależności od pojemności silnika.

Dlatego też, przy rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów, należy brać pod uwagę wysokość przekraczającej kwotę ustaloną za 1 km przebiegu pojazdu, aby uniknąć błędów w rozliczeniu. Ponadto, ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona w sposób prawidłowy, aby umożliwić ustalenie kosztu uzyskania przychodu. W przypadku błędów w prowadzeniu ewidencji, może to skutkować nieprawidłowym rozliczeniem kosztów uzyskania przychodów, co może mieć negatywne konsekwencje podatkowe.

Zwrot kosztów ze względu na wyjazdy w celach służbowych

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych, jeśli nie są one własnością pracodawcy.

Od tego czasu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych, jeśli nie są one własnością pracodawcy. Pracownik prowadząc ewidencję dla pracodawcy musi pamiętać co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Takie dane jak imię, nazwisko, pojemności silnika samochodu prywatnego oraz adres zamieszkania osoby używającej są wymagane, aby móc rozliczać wyjazdy służbowe od kosztów uzyskania przychodów.

Przedsiębiorca, który używa samochodu firmowego, musi udowodnić, że samochód faktycznie wykorzystywany jest wyłącznie w działalności.

Podsumowanie

Ewidencja przebieg pojazdu to wymagane zestawienie, które wykorzystując przyjęte stawki za 1 km przebiegu pojazdu pozwoli obliczyć dodatek do kosztów uzyskania przychodów. Koszty wynikające z używania prywatnego samochodu w celach służbowych. Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, w której uwzględnimy liczbę przejechanych kilometrów w podróży służbowej, pojemność silnika, numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, podpis podatnika i wszystkie wymagane informacje podane wcześniej w naszym artykule, jesteś wstanie rozliczyć 100% VAT i Podatku dochodowego. Wysokość zwracanych wydatków ustalana jest na podstawie odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, dotyczących zarówno jazd lokalnych, jak i podróży służbowych.