Kilometrówka

To zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Rekompensaty te są obliczane na podstawie obowiązujących stawek i liczby przejechanych kilometrów.

Funkcjonuje od 2002 roku, gdy została wprowadzona za sprawą Rozporządzenia Ministra Infrastruktury, które odnosi się w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów.

W 2025 roku stawki określone przez Ministra Infrastruktury prezentują się one następująco, w zależności od typu pojazdu:

Motorowery: 0,42 zł/km

Samochody osobowe: 0,89 zł/km

Motocykle: 0,69 zł/km

Aby obliczyć koszty za używanie pojazdów prywatnych lub firmowych, należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę.

Przykład: Pan Tomasz pracuje jako przedstawiciel handlowy. W celach służbowych używa samochodu prywatnego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Z tego powodu ma prawo do rozliczenia wydatków związanych z wykorzystaniem prywatnego samochodu. Jakie koszty używania pojazdów do celów służbowych za 1 kilometr przebiegu pojazdu może odliczyć sobie Pan Tomasz? 1 km x 1,15 = 1,15 zł

Jest podstawowym dokumentem, który należy prowadzić w celu rozliczania kilometrówki.

Powinna zawierać: datę wyjazdu i powrotu, cel podróży, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów oraz rodzaj pojazdu i jego numer rejestracyjny.

Kończąc prowadzenie zestawień, używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów do celów vat, musisz uzupełnić dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Prawidłowo prowadzona dokumentacja jest najważniejszym elementem prawidłowego rozliczania kilometrówki.

Jest to o tyle istotne, że brak odpowiednich dokumentów lub nieprawidłowości w ich prowadzeniu mogą utrudnić lub nawet uniemożliwić rozliczenia.

Kwota kilometrówki może być zwolniona z podatku dochodowego.

Ważne jest jednak to, by nie przekraczała określonych limitów i była odpowiednio udokumentowana.

Limity te wynoszą odpowiednio: 1500 km dla pojazdów użytkowanych w służbie leśnej lub do 3000 km w przypadku pojazdów używanych w celach ratowniczych.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Kalkulator kilometrówka.net wylicza wysokość kosztów, jakie mogą zostać zwrócone za używanie prywatnego samochodu (pojazdu niebędącego własnością pracodawcy) do celów służbowych na podstawie liczby przejechanych kilometrów.

Zwrot ten jest obliczany na podstawie obowiązujących stawek i liczby przejechanych kilometrów. Aby obliczyć zwrot za użytkowanie prywatnego samochodu osobowego, należy wykonać poniższe działanie: 0,89 zł x 450 km przebiegu = 400,50 zł

W przypadku kilometrówki nie można odliczać podatku VAT od wydatków związanych z prywatnym pojazdem wykorzystywanym do celów służbowych.

Z tego powodu przedsiębiorcy muszą rozliczać kilometrówkę bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, nie wliczając VAT.

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących kilometrówki lub popełnianie błędów w jej obliczeniach może skutkować różnymi sankcjami.

Do najczęstszych kar i konsekwencji, jakie mogą dotknąć przedsiębiorców lub pracowników, którzy błędnie rozliczają kilometrówkę, zalicza się np. sankcje ze strony Urzędu Skarbowego.

Kilometrówka może być efektywnym narzędziem do redukcji kosztów w firmie, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo korzysta z prywatnych pojazdów pracowników lub właścicieli do celów służbowych.

Dotyczy również samochodów osobowych, które są wykorzystywane do celów służbowych.

W tym przypadku stawka kilometrówki wynosi 0,89 zł/km.

Kilometrówka ma istotny wpływ na rozliczenia podatkowe, zwłaszcza dla przedsiębiorców, pracowników oraz osób prowadzących działalność gospodarczą. Ponieważ kilometrówka dotyczy wyłącznie kosztów eksploatacyjnych. Z tego powodu przedsiębiorcy muszą rozliczać kilometrówkę bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, nie wliczając VAT.

Pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom kilometrówkę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, jako koszt uzyskania przychodu może uwzględnić jedynie tyle, ile wynosi stawka wskazana w tym akcie. Każdą nadwyżkę wypłaconą nad tę kwotę będzie musiał opodatkować.