Ewidencja przebiegu pojazdu kilometrowka

Ewidencja przebiegu pojazdu kilometrówka – jak ją prawidłowo wypełnić?

Wprowadzenie do ewidencji pojazdu do celów Vat i nie tylko

Ewidencja pojazdu jest dokumentem, który potwierdza używanie samochodu w działalności gospodarczej. Jest wymagana dla celów podatku dochodowego i celów VAT. Główny cel prowadzenia takiego zestawienia to odzyskanie kosztów powstałych w wyniku wykorzystywania do celów służbowych samochodów osobowych prywatnych, na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz stawki odpowiedniej do pojemności skokowej silnika pojazdu. Ewidencja jest szczególnie istotna dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych, co ma znaczenie dla rozliczeń VAT i prawidłowego zaliczenia wydatków do kosztów firmowych.

Zawiera informacje o przebiegu pojazdu, w tym o odległościach i datach podróży. Ważny jest też dzień rozpoczęcia ewidencji i zakończenia, jeśli w ogóle występuje. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest obowiązkiem przedsiębiorców korzystających z prywatnych samochodów do celów służbowych oraz zarządzających flotą pojazdów. Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy także rozliczania jazd lokalnych i użytkowania prywatnych samochodów w działalności.

Ewidencja pojazdu, czyli np. samochodu osobowego, może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W każdej z nich musi być uwzględnione nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej, numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, którego dotyczy dana kilometrówka i liczba faktycznie przejechanych kilometrów.

Obliczenie kwoty nie jest trudne. Zrobisz to za pomocą wzoru: kwota zwrotu = liczba kilometrów*stawka za 1 km przebiegu prywatnego samochodu wykorzystywanego do celów służbowych.

Ważne jest, aby pamiętać o odpowiedniej stawce, która ustalona została w rozporządzeniu i odpowiada pojemności skokowej silnika danego pojazdu. Rozliczanie kosztów związanych z eksploatacją samochodu prywatnego oraz jazdami lokalnymi wymaga uwzględnienia przejechanych kilometrów i odpowiednich stawek określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania stawek kilometrówki. Prawidłowe prowadzenie ewidencji pozwala na zaliczenie wydatków do kosztów firmowych i kosztów uzyskania przychodów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji

Przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć koszty związane z używaniem samochodu w celach służbowych, w działalności, muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Od 2019 roku, na mocy zmieniających rozporządzeń Ministra Infrastruktury, nie wszyscy przedsiębiorcy muszą prowadzić kilometrówki – obowiązek ten został ograniczony w wyniku zmian przepisów. Jeśli przedsiębiorca nie chce odliczać 100% nie ma konieczności prowadzenia ewidencji.

Ewidencja jest wymagana dla podatników, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu i wydatków eksploatacyjnych. W przypadku samochodu osobowego stawki wynoszą 0,89 lub 1,15 za kilometr dla prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900cm3.

Dotyczy to pojazdów wykorzystywanych w celach służbowych, o masie do 3,5 tony, które są wykorzystywane na cele związane z działalnością. W takim wypadku także motocykli, czy motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Co ciekawe, prowadzenie szczegółowej ewidencji nie jest wymagane w przypadku samochodów ciężarowych. Prawidłowe prowadzenie ewidencji jest istotne również przy składaniu deklaracji VAT, zwłaszcza gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych.

Korzystając z programu kilmetrowka.net wszystkie stawki pobierane są automatycznie i nie musisz znać ich obowiązujących wartości.

Ewidencja przebiegu pojazdów i jej zależności co do pracowników

Ewidencja powinna zawierać informacje o przebiegu pojazdu, w tym o ilości przejechanych kilometrów i datach podróży.

Informacje te mają poświadczać, że samochód wykorzystywany jest do działalności. Każdy kilometr przebiegu pojazdu liczony jest na podstawie ustalonej stawki kilometrówki zwartej w rozporządzeniu.

Rozliczanie jazd lokalnych prywatnego samochodu do celów służbowych wymaga prowadzenia ewidencji zgodnie z obowiązującymi limitami. Jeśli pracownik wykorzystuje w pracy swój samochód prywatny do celów służbowych, lub inny pojazd, także powinien prowadzić kilometrówkę. Powinien również sporządzić w przypadku delegacji, jeśli chce się rozliczyć z pracodawcą w związku z wykorzystaniem prywatnego samochodu podczas podróży służbowej.

Ewidencja może być prowadzona zarówno elektronicznie, jak i „tradycyjnie” – czyli na papierze. Poniższe zdjęcie pokazuje gotową kilometrówkę wydrukowaną z programu kilometrowka.net

Kilometrowka.net pozwala sprawnie i efektywnie rozliczać wykorzystywane do celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery. W przypadku firm zarządzających flotą pojazdów, prowadzenie ewidencji pozwala na skuteczną kontrolę kosztów i rozliczeń podatkowych.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu? Ewidencja powinna zawierać takie informacje, jak stan licznika na początek i na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a każdy pojedynczy wpis powinien zwierać: datę, godzinę, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, liczbę przejechanych kilometrów podróży, nazwa i adres miejsca docelowego.

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia kilometrówki, by odliczyć 100% VAT z tytułu używania pojazdu w swojej firmie. W przypadku samochodu osobowego występuje, aż dwa rodzaje stawki odpowiednie do pojemności silnika, którą należy uwzględnić w zestawieniu.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych, obowiązują następujące stawki dla poszczególnych rodzajów pojazdów: 0,42 zł/km na motorower, 0,69 zł/km na motocykl, 0,89 zł/km na samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm3 i 1,15 zł/km na samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

Ewidencję robi się dla każdego pojazdu osobno. W przypadku nie prowadzenia już dalej ewidencji, wypełniając ostatnie zestawienie powinno się uzupełnić dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu

Prowadzenie ewidencji, zwanej potocznie kilometrówką, to nie tylko obowiązek podatkowy, ale także praktyczne narzędzie do kontrolowania kosztów przychodu w działalności gospodarczej. Aby ewidencja była wiarygodna i spełniała wymogi urzędu skarbowego, należy zadbać o jej systematyczność i kompletność. Każdy wpis powinien być dokonywany na bieżąco, najlepiej po zakończeniu każdej podróży służbowej, co pozwala uniknąć pomyłek i braków w dokumentacji.

Warto prowadzić kilometrówkę w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia wyszukiwanie informacji oraz archiwizację danych. Elektroniczna ewidencja przebiegu pozwala szybko sprawdzić liczbę kilometrów, numer rejestracyjny pojazdu czy cel podróży, a także łatwo przygotować zestawienia na potrzeby rozliczeń podatkowych. Niezależnie od wybranej formy, należy pamiętać o przechowywaniu ewidencji przez okres wymagany przepisami podatkowymi, aby w razie kontroli móc udokumentować wszystkie koszty związane z eksploatacją pojazdu.

Kluczowe jest także, by ewidencja obejmowała cały okres użytkowania pojazdu w działalności – od dnia rozpoczęcia do zakończenia prowadzenia ewidencji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne rozliczenie wszystkich przejechanych kilometrów i powiązanych z nimi wydatków.

Ewidencja przebiegu a deklaracja vat

Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów niebędących własnością pracodawcy, a wykorzystywanych do celów służbowych. Ewidencja powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje. Dane, które taka kilometrówka musi zawierać, opisuje art.23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedsiębiorca musi dostarczyć do urzędu skarbowego wypełnioną deklarację VAT-26.

Wydatki rozliczane w ramach ewidencji przebiegu pojazdu

Przedsiębiorca może odliczyć 100% kosztów uzyskania przychodu, jeśli prowadzi ewidencję. Koszty wliczane do uzyskania przychodu to koszty firmowe, które są związane z eksploatacją pojazdów. Koszty przychodu to koszty, które są związane z działalnością gospodarczą.

Jeśli pojazd będący własnością działalności został użyczony w formie najmu krótkoterminowego, podatnik powinien w odpowiedni sposób uwzględnić to w rozliczanie kilometrówki. Taka sytuacja powinna posiadać odpowiednią umowę, w której będzie wyznaczona stawka za używanie pojazdu, podpis osoby kierującej pojazdem i dzień zwrotu pojazdu. W takim wypadku można ustalić wyższe stawki za korzystanie z pojazdu.

Ewidencja przebiegu dla celów podatkowych

Do końca 2018 roku ewidencja przebiegu pojazdu była wymagana dla przedsiębiorców, którzy chcieli uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki związane z używaniem samochodu do celów służbowych w działalności.

Obowiązek prowadzenia ewidencji został zniesiony od 1 stycznia 2019 roku. Od tej samej daty przepisy dotyczące użytkowania samochodów prywatnych na cele firmowe uległy znaczącej zmianie. Przestała również obowiązywać kilometrówka dla aut używanych w firmie na podstawie umowy użyczenia czy najmu krótkoterminowego. W tym przypadku limit uznania wydatków za koszt firmowy sięga 75%.

Od 17 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe stawki kilometrówki, które są adekwatne do aktualnych cen paliwa i innych kosztów eksploatacji pojazdów. Stawka kilometrówki jest ustalona w takiej wysokości, aby pokrywała zarówno zużycie paliwa, jak i częściowo koszty eksploatacyjne pojazdu.

Ewidencji przebiegu pojazdu a rozliczenia

Ewidencja pojazdu odgrywa istotną rolę w rozliczeniach podatkowych przedsiębiorcy. To właśnie na jej podstawie można wykazać, że poniesione wydatki na eksploatację pojazdu są związane z działalnością gospodarczą i stanowią koszty przychodu. Prawidłowo prowadzona ewidencja umożliwia odliczenie tych kosztów w rozliczeniu rocznym, co przekłada się na realne oszczędności podatkowe.

Aby jednak skorzystać z tego uprawnienia, ewidencja musi być prowadzona rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszelkie braki, nieścisłości czy nieprawidłowości w ewidencji mogą skutkować zakwestionowaniem kosztów przez urząd skarbowy, a w konsekwencji – utratą prawa do odliczenia kosztów uzyskania lub nawet nałożeniem sankcji finansowych. Dlatego tak ważne jest, by ewidencjęprowadzić na bieżąco, przechowywać wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i dbać o zgodność z przepisami podatkowymi.

Poniżej zdjęcie przedstawia przykładowe zestawienie w programie kilometrowka.net.

Systematyczne i dokładne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu to nie tylko obowiązek, ale także gwarancja bezpieczeństwa podatkowego i możliwość pełnego wykorzystania przysługujących ulg.

Ewidencję przebiegu a prawidłowe rozliczanie

Prawidłowe rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności wymaga skrupulatnego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Tylko kompletna i zgodna z przepisami ewidencja pozwala na bezproblemowe rozliczenie wszystkich przejechanych kilometrów oraz powiązanych z nimi wydatków.

W praktyce oznacza to konieczność systematycznego uzupełniania ewidencji o każdą trasę, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, liczby przejechanych kilometrów oraz celu podróży. Należy dokładnie wskazać dzień zakończenia, co pozwala na precyzyjne zamknięcie okresu rozliczeniowego i uniknięcie nieporozumień podczas kontroli podatkowej.

Dzięki prawidłowemu prowadzeniu ewidencji przedsiębiorca zyskuje pewność, że wszystkie koszty zostały właściwie udokumentowane i mogą zostać odliczone w rozliczeniu podatkowym. To nie tylko ułatwia zarządzanie finansami firmy, ale także minimalizuje ryzyko sporów z urzędem skarbowym i pozwala w pełni korzystać z przysługujących ulg podatkowych.

Zakończenie

Ewidencja przebiegu pojazdu jest ważnym dokumentem w działalności. Dotyczy różnych rodzajów pojazdu w tym: samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Co powinna zawierać kilometrówka pojazdów: dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, numer rejestracyjny pojazdu, pojemności skokową silnika, stawkę za kilometr przebiegu pojazdu, pojemność silnika, stan licznika, opis trasy, liczba przejechanych kilometrów.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji pojazdu do celów służbowych pozwala na odliczenie 100% VAT i kosztów uzyskania przychodu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona zgodnie z wymogami przepisów podatkowych. Niestety aktualizowane rozporządzenia ministra infrastruktury mogą prowadzić do błędnego wyliczenia kilometrówki. Warto pamiętać, że każde zmieniające rozporządzenie może wpływać na następujące stawki kilometrówki, które należy regularnie aktualizować w dokumentacji. Dlatego jeśli nie chcesz ciągle śledzić następujących stawek za używanie samochodu prywatnego czy firmowego, skorzystaj z naszego programu kilometrowka.net.